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Zentralarchiv der Ev. Kirche der Pfalz:
Zukunft braucht Vergangenheit - Wir zeigen Ihnen den Weg!

Häufig gestellte Fragen

Ablageverfahren allgemein

- Verwaltungsrelevante Unterlagen d.h. Schreiben, auf die eine Reaktion seitens des Pfarramts erfolgt; wichtige Informationen für das Pfarramt wie etwa rechtsrelevante Informationen sollten in die Registratur aufgenommen werden.

- Reine Informationen (wie etwa Broschüren von Gewerbetreibenden über Altarkerzen, Veranstaltungskalender der Werke) sollten nach Kenntnisnahme durch die Pfarrerin/den Pfarrer entweder entsorgt werden oder in Themenschuber kommen, die regelmäßig entleert werden.

- Die Ablage der relevanten Unterlagen sollte regelmäßig, spätestens einmal pro Woche erfolgen, da sonst der Rückstau zu groß wird und Vorgänge nicht schnell gefunden werden können.

- Die Ablage erfolgt in Hängeordnern (Hängeregistratur) oder Leitzordnern.
- In der Regel wird das neuste Schriftstück oben zugeheftet (geschäftsmäßige Ablage).

Aktenführung

Bauakten werden im VA geführt, wenn doch im Pfarramt Teile vorhanden sind, dann:
- Pro Gebäude wird eine Akte geführt. Bei größeren Baumaßnahmen oder Bauunterhalt empfiehlt sich die Anlage einer eigenen Akte.

Aktenvernichtung

- Was kommt in den Aktenvernichter?
Alle Informationen, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, müssen in den Aktenvernichter (beschriftete Adressenaufkleber, Schreiben an Privatpersonen, Protokolle). Informationen, die schon bei ihrer Erstellung für die Öffentlichkeit bestimmt waren, kommen in das Altpapier (z. B. Presseartikel, alte Gemeindebriefe, Formulare).

Amtsblätter

- Müssen Amtsblätter ausgedruckt werden?
Mit Schreiben vom 8.11.2011 wies der Landeskirchenrat auf die digitale Verfügbarkeit des Amtsblattes hingewiesen.
Darauf folgt: Die Amtsblätter müssen in den Pfarrämtern nicht mehr ausgedruckt werden.
Es wird empfohlen, dass die Amtsblätter in den Dekanatsgeschäftsstellen ausgedruckt und papierbasiert vorgehalten werden.

- Müssen Amtsblätter gebunden werden?
Amtsblätter müssen nicht gebunden werden, es reicht die Abheftung im Leitzordner.

Archiv

- Was kommt wann in das Zentralarchiv nach Speyer?
Alle Unterlagen, die für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden, können nach Speyer abgegeben werden. Das Archiv bewertet die Unterlagen auf Archivwürdigkeit. Das Pfarramt bzw. Verwaltungsamt kann in einigen eigens angeführten Fällen eine selbständige Bewertung vornehmen (z. B. bei Personalunterlagen; Rechtsgrundlagen siehe unter www.zentralarchiv-speyer.de Menüpunkt: Rechtsgrundlagen).
Bei Unsicherheit: Im Zentralarchiv anrufen! Im Zweifelsfall: aufbewahren und die Entscheidung dem Zentralarchiv überlassen.

- Wie werden Unterlagen sortiert, die für Speyer bestimmt sind? 
Es reicht, wenn das Aktenzeichen auf den Unterlagen steht. Diese werden in der Regel in ganzen Leitzordnern abgegeben. Ist dies nicht möglich, dann sind Schnellhefter zu formieren, damit die Unterlagen nicht durcheinander geraten.

- Dokumentation der Abgabe von Unterlagen an das Zentralarchiv Muss ich alles aufschreiben, was nach Speyer geht?
Bei kleineren Abgaben fertigt das Archiv eine Abgabeliste an, die dem Pfarramt zugeht. Bei größeren Abgaben (vor allem aus Verwaltungsämtern) ist eine Abgabeliste unverzichtbar.

Aufbewahrungsfristen

- Allgemein

Wie lange sollen allgemeine Unterlagen im Pfarrbüro bleiben, bevor sie ausgedünnt und ins Zentralarchiv gebracht werden sollen?
In der Regel werden die Unterlagen etwa 10 bis 15 Jahre im Pfarramt aufbewahrt. Ausgenommen davon sind erfahrungsgemäß: Kirchenbücher, Presbyteriumsprotokolle, Statistiken, Bauunterlagen.

- Aufbewahrung - Entsorgung von Unterlagen
Wie entsorge ich regelmäßig nicht archivwürdiges Schriftgut – und wie erkenne ich das?

In der Aufbewahrungs- und Kassationsordnung sollte die Rubrik 1-jährige und 2-jährige Aufbewahrung umgesetzt werden, dann ist schon viel gewonnen (vgl. Ordnung zur Änderung der Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut kirchlicher Dienststellen (Aufbewahrungs- und Kassationsordnung) vom 21. Februar 2015. Amtsblatt der Evangelischen Kirche der Pfalz (Protestantische Landeskirche) – Jg. 95/2015, S. 74f.

Zu speziellen Unterlagen wie Finanz- und Personalakten vgl.

- Richtlinien für die Aufbewahrung und Aussonderung von Personalakten kirchlicher Mitarbeitender vom 24. Oktober 2006, Amtsblatt 2006, S. 202f.
- Mitteilung zur Aufbewahrung und Abgabe von Rechnungsunterlagen vom 8. Januar 2007, Amtsblatt 2007, S. 17f.

- Amtshandlungen/Kasualien
- Taufe, Trauung und Bestattung werden in die dafür vorgesehenen Amtshandlungsbücher eingetragen. Diese sind auf Dauer aufzubewahren.

- Bei der Verwendung von digitalen amtshandlungsvordrucken sind diese auszudrucken und zu einem Amtshandlungsbuch zu formieren. Am Ende eines Kalenderjahres sind nach der letzten Amtshandlung hinzuzufügen: Datum, Stempel des Pfarramtes und Unterschrift der Pfarrerin/des Pfarrers.

- Die standesamtlichen Bescheinigungen können nach Eintrag der Amtshandlung in das Kirchenbuch vernichtet werden, da alle relevanten Daten übertragen wurden und es sich bei den Bescheinigungen lediglich um Laufzettel handelt. Manche Pfarrerinnen und Pfarrer legen aber insbesondere bei den Bestattungen Wert auf eine längere Aufbewahrung der Bescheinigungen, weil sie sich auf der Rückseite Adressen oder andere Informationen notiert haben.

- Kindertagesstätten
1. Karteikarten (Anmeldekarten) der Kinder
Frist: Bis zu einem Jahr nach Ausscheiden aus der Kindertagesstätte.

2. Abrechnungsunterlagen (z.B. Gelder für Mittagessen)
- wenn die Unterlagen Teil der Jahresrechnung sind, greifen die Fristen für die allgemeinen Rechnungsunterlagen (5 Jahre nach Entlastung der Jahresrechnung).
- wenn die Unterlagen unabhängig von der Jahresrechnung überliefert sind, dann empfehlen wir die Aufbewahrungsfrist von einem Jahr nach Rechnungsschluss.

3. Entwicklungsdokumentation
Frist: nach dem Ausscheiden des Kindes aus der Kindertagesstätte.

4. Unfallmeldungen
Eine gesetzliche Regelung liegt nicht vor. Wir empfehlen daher nach Rücksprache mit der Evangelischen Fachstelle für Arbeits- und Gesundheitsschutz (EFAS), die Unfallmeldungen gemäß BGV A 1* mindestens 5 Jahre nach dem letzten Eintrag aufzubewahren (Behandlung wie Verbandbücher).

*Die berufsgenossenschaftliche Vorschrift "Grundsätze der Prävention" enthält Unfallverhütungsvorschriften. Die Berufsgenossenschaften handeln hier auf Grund einer Ermächtigung im Sozialgesetzbuch, die Vorgaben haben quasi Gesetzescharakter.
Das Verbandbuch bezieht sich auf §24 (6) dieser Vorschrift. Dort heißt es:
(6) Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird. Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln.

- Konfirmationsunterlagen
- Die sog. Grünen Konfirmationen werden in Amtshandlungsbücher eingetragen und sind auf Dauer aufzubewahren.
- Der begleitende Schriftverkehr sollte nach etwa drei Jahren reduziert werden auf
- Namenslisten
- besondere Aktivitäten
- Programme von Veranstaltungen wie etwa Gottesdienst mit Konfirmandinnen und Konfirmanden oder Freizeiten aufbewahren
- Jubelkonfirmationen Namenslisten und Adressen sollten aufbewahrt werden. Korrespondenz kann nach etwa drei Jahren vernichtet werden.
Die Ordner sollten an das Archiv abgegeben werden, wenn sie für die laufenden Verwaltungsgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Aussonderung an das Archiv: alle 8 Jahre.

- Meldewesen

Es gibt vierteljährliche Änderungslisten der Pfarrbezirke (etwa im Hinblick auf Zuzug und Wegzug oder Sterbefälle). Müssen diese aufgehoben werden? Diese Listen werden von den Besuchsdienstkreisen benötigt.
Die Listen sind Verwaltungshilfen. Wenn sie nicht mehr benötigt werden, sind sie zu entsorgen (Reißwolf).

- Personalunterlagen

1. Ausgeschiedene Mitarbeitende
Vgl. Amtsblatt: Richtlinien für die Aufbewahrung und Aussonderung von Personalakten kirchlicher Mitarbeitender vom 24. Oktober 2006. Amtsblatt der Evangelischen Kirche der Pfalz (Protestantische Landeskirche)
Jg 86/2006. S. 202f.
2. Bewerbungsabsagen
Vgl. Amtsblatt: Richtlinien für die Aufbewahrung und Aussonderung von Personalakten kirchlicher Mitarbeitender vom 24. Oktober 2006. Amtsblatt der Evangelischen Kirche der Pfalz (Protestantische Landeskirche)
Jg 86/2006. S. 202f.

- Rechnungskopien

Sollen die Rechnungen von Wartungen und Reparaturen bei den verschiedensten Teilen der Kirche (Orgel, Fenster, Heizung, Lautsprecher, Glocken, Uhr usw.) bzw. von Häusern und Mietwohnungen (Heizung, Schornsteinfeger, Hebeanlage und ) in der jeweiligen Akte abgeheftet werden?
Das ist sinnvoll, wenn die Originale beim Verwaltungsamt aufbewahrt werden.

- Spendenbescheinigungen (Kopien)
Wenn die Spendenbescheinigungen im Verwaltungsamt original vorliegen, können die Kopien nach Ablauf des Haushaltsjahres bzw. nach Rechnungsschluss vernichtet werden. Spätere Anfragen nach Spendenbescheinigungen
die verloren gingen und nun für die Steuer benötigt werden können dann an das Verwaltungsamt verwiesen werden.

- Wahlunterlagen/Presbyteriumswahlen
Im Wahlkalender, der jedem Pfarramt zugeht, ist am Ende ein Hinweis darüber enthalten.

- Zeitungsartikel
Presseartikel dienen der Dokumentation des Gemeindelebens. Sie sollten ausgeschnitten, mit Datum versehen und auf DIN-A-Papier (weiß, nicht Umweltschutzpapier) kopiert werden. Dann kann man sie sauber in einen Presseordner heften. Archivwürdig, Abgabe an das Zentralarchiv.

- Landessynode, Protokolle

- Müssen Protokolle der Landessynode im Pfarramt aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung einer vollständigen Serie der Protokolle der Landessynode in der Dekanatsgeschäftsstelle ist ausreichend.
Empfehlung für das Pfarramt: Es sollten die 10 letzten Jahre aufbewahrt werden.

Büro

Gibt es landeskirchliche Standards für Ausstattung und Möblierung des Pfarrbüros?
PC: Standard-PC über die IT-Abteilung.
Schränke: Für die Aufbewahrung von Kirchenbüchern und Siegeln sowie weiterer relevanter Unterlagen (Verträge) verschließbare Stahlschränke.

PC

- Sollte die Ablage im PC mit der Papierablage identisch sein?
Der PC ist ein Hilfsmittel, eine intelligente Schreibmaschine. Dokumente sollten daher stets papierbasiert aufbewahrt werden. Sonst entstehen Registraturen, die zum Teil im PC
herumgeistern und zum Teil in Ordnern abgeheftet sind. In dieser Konstellation sind Informationen nicht auffindbar.
Viele Schreiben werden aufgrund der leichteren Zugänglichkeit oder weil sie als Vorlage für ähnliche Schreiben dienen, im PC vorgehalten. Daher ist es durchaus sinnvoll, die Ablage im PC mit der Papierablage relativ identisch zu halten. Ganz umsetzen lässt sich dieses Vorhaben nicht, weil sonst die Ordner im PC sehr kleinteilig sein würden.

Registraturplan/Aktenplan

- Neuaufnahme in den Registraturplan
d.h. eine Akte wird neu gebildet, den Titel gab es zuvor nicht.
Fortschreibung des Registraturplans und des Registers
Anlegung der Akte mit Aktenzeichen; Aktentitel wird außen sichtbar angebracht

Eine aktuelle Fassung des Registraturplans ist auf der Homepage des Zentralarchivs verfügbar: http://www.zentralarchiv-speyer.de/service/pfarraemter/ Punkt 1 Registraturplan.

Stempel

Welche Stempel braucht ein Pfarramt mindestens?
Unverzichtbar ist der Stempel mit dem Namen des Pfarramtes und der Adresse.

Sinnvollerweise sollten folgende Stempel vorhanden sein:
- Angewiesen
- Beglaubigung (Übereinstimmung von Original und Kopie wird hiermit bescheinigt)
- Eingangsstempel (nur als Datumsstempel oder mit zusätzlichem Text: Eingegangen am...)